Aanleiding

Begin met de reden waarom je een communicatieplan wilt maken. Is er een specifieke aanleiding? Bijvoorbeeld als je een groeiambitie hebt voor je bedrijf. Of als je jezelf op een andere manier in de markt wilt zetten. En wat dacht je als je nog helemaal niet zoveel met marketing en communicatie doet? Start met een communicatieplan. Noteer hier in ieder geval wat je huidige situatie is en je gewenste situatie. En hoe je denkt dat communicatie hierbij kan bijdragen. 

Wie ben je?

Je visie en missie staan natuurlijk al in je bedrijfsplan. Voor een communicatieplan is het belangrijk dat je kernwaarden duidelijk zijn. Wat wil je als bedrijf of als ondernemer uitstralen? Eigenlijk: wat is de persoonlijkheid van je bedrijf? Gebruik deze ruimte om je tone of voice duidelijk te krijgen. Probeer je communicatiestijl zo duidelijk mogelijk op te schrijven met kernwoorden. Ga je helemaal all-out, dan kun je ook de schrijfstijl aanstippen: gebruik je u of je, spreektaal of schrijftaal en dergelijke. 

Wat maakt jou uniek?

Ieder bedrijf heeft USP’s, ofwel unique selling points. Die maken je speciaal. Probeer eens vanuit een koper te denken. Waarom zou die kiezen voor jouw bedrijf of product? Wat zijn nou echt de voordelen van jou tegenover je concurrenten? Dit zijn je USP’s.

Doelgroep en doel van je communicatie

De meeste ondernemers kennen de term “doelgroep” wel. En het is vaak niets nieuws, maar wel goed om op te schrijven in een communicatieplan. Omschrijf je ideale klant eens. Wat zijn haar of zijn wensen en interesses? Hoe beter je jouw doelgroep kent, hoe beter je jouw product kunt verkopen. 

Formuleer voor je doelgroep ook een duidelijk doel. Wat wil je bij hen bereiken? Een paar voorbeelden: 

• Je naamsbekendheid verhogen, meer mensen weten van het bestaan van jouw bedrijf.
• Besef creëren, meer mensen overtuigen dat jouw product of dienst handig is.
• Informeren over hoe jouw product of dienst te gebruiken is.
• Klanten komen de volgende keer weer bij je terug en raden jouw product aan bij anderen.
• Imago verbeteren.
  

Boodschap

Nu je doel en doelgroep bepaald zijn, ga je nadenken over je boodschap. Hoe ga je je doel nu bereiken, wat ga je vertellen? Zorg voor een duidelijke hoofdboodschap die kort en krachtig is. Daarna kun je die boodschap eventueel uitsplitsen in verschillende deelboodschappen. 

Analyse bestaande communicatie

Wat zijn op dit moment eigenlijk je communicatiemiddelen en wat doe je er nu mee? De meeste ondernemers hebben bijvoorbeeld wel een website, maar die is vaak al een paar jaar oud. Idem voor social media. Misschien adverteer je zo nu en dan weleens in de krant. Maar wat haal je daar eigenlijk uit? Schrijf dat op zodat je hierna kunt bepalen of je ermee doorgaat. 

Gewenste communicatie: middelen en media

Bij de gewenste communicatiemiddelen kijk je aan de ene kant naar je bestaande middelen en wat je daarmee wilt doen. Dragen die bij aan je communicatiedoelen? Dan houd je ze of pas je ze aan waar nodig. Aan de andere kant kijk je of er nog andere communicatiemiddelen zijn om je doelen te behalen. Zijn er meer mogelijkheden? Waar is je doelgroep te vinden? Werk dit uit in een middelenoverzicht. 

Om hierin een beetje overzicht te krijgen, kun je een communicatiematrix maken. Dat is een soort van tabel waarin je verwerkt welk middel voor welke doelgroep is en welk doel je ermee wilt bereiken. Noteer in de matrix ook hoe vaak je dit wilt inzetten en wat dat kost. Dat houdt het overzichtelijk. 

Contentplanning

De laatste stap is het meest concreet. Met een contentplanning kijk je daadwerkelijk in de agenda wanneer je welk communicatiemiddel gaat inzetten voor welke doelgroep en met welke boodschap. Je kunt hier heel specifiek in zijn en direct al een half jaar vooruit te plannen. Maar dat kan best al veel gevraagd zijn voordat je begint. Een andere optie is wat meer hoog over te kijken. Bepaal in ieder geval wanneer je je doelen behaald wilt hebben en wat je in de maanden ervoor aan stappen zet. 

Organisatie, rollen, benodigdheden

Werk je samen met collega’s of externe partijen, noteer dan wat er van elke persoon verwacht wordt. En heb je nog iets nodig? Bijvoorbeeld een product dat op tijd ontwikkeld is of je moet nog op zoek naar een drukker voor je gepland flyers. Misschien heb je nu toch wel een systeem nodig om nieuwsbrieven mee te versturen maar je moet nog uitzoeken wat je gaat gebruiken. Houd het zo praktisch en duidelijk mogelijk.

Financiën

Ga je adverteren? Wat kost je website? De kosten die voortvloeien uit jouw communicatieplan zijn ook belangrijk. Noteer overzichtelijk wat je van plan bent aan kosten te maken. Zo weet je van tevoren wat je kunt verwachten.

Evaluatie

Vaak zie ik dat ondernemers een mooi communicatieplan maken en vrolijk aan de slag gaan. Maar wanneer is het plan echt geslaagd? Hoe weet je wat je er precies uit hebt gehaald. Ja, als je je doelen volgens planning gehaald hebt natuurlijk. Toch is het goed om nog even duidelijk te noteren wanneer je evalueert of het goed gaat en waar je dan op let. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. 

Wil je meer weten over hoe dit precies werkt? Neem dan contact op voor een gratis adviesgesprek.